Escritório Osvaldo Damião e Filhos Ltda

GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal. Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS

PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe
06 anos (ver nota 2)

DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)
05 anos (ver nota 3)

Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP
06 anos

DIRF
05 anos

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
20 anos

Extratos Bancários
06 anos

Folha de Pagamento
35 anos

Folha de Ponto
05 anos

Formulário CAGED
10 anos

GFIP (FGTS - RE / GR)
35 anos

GPS
05 anos (ver nota 3)

GR Contribuição Sindical / Assistencial
05 anos

Holerites / Recibos de Pagamentos
05 anos

Laudo PPRA
20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente

Livro Diário
06 anos (ver nota 2)

Livro Razão
06 anos (ver nota 2)

Livros de Entradas e Saídas
05 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livro Registro de Inventário
06 anos após o último lançamento (ver nota 2)

Livros: Apuração do ISS e ICMS
05 anos após o último lançamento

Livros de Atas de Assembléia
Permanente

Notas Fiscais e Cupons Fiscais
05 anos (veja nota 1)

Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia

Processos Trabalhistas
Permanente

Prontuários de Funcionários
Permanente

RAIS
Indeterminado

Recibo de Vale Refeição
06 anos

Recibo de Vale Transporte
06 anos

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.